Referencias a Celdas

Las referencias a celdas sirven para indicarle a Excel en dónde buscar los valores para aplicar una fórmula. Recordemos que cada celda de la hoja de trabajo es única y por defecto toma el nombre de la columna y fila a la que corresponde. Por ejemplo, la celda formada por la intersección de la columna A y la fila 1 se llama A1. Este nombre es la referencia de la celda en Excel.

Podemos especificar tres tipos de referencias: relativas, absolutas y mixtas, cuya utilidad principal es crear fórmulas que se puedan copiar fácilmente para no tener que digitarlas celda por celda.

En este orden de ideas este artículo nos servirá para entender o profundizar qué son y cómo se usan los diferentes tipos de referencias a celdas apoyados con ejemplos, en el siguiente orden:

– Referencia relativa
– Referencia absoluta
– Referencia mixta.

Referencia Relativa en Excel

Las referencias relativas mantienen una relación entre la fila y la columna en que se encuentra la fórmula; al copiarlas a otra ubicación serán actualizadas por Excel automáticamente. Veámoslo con un ejemplo:

En la celda activa D4 (ventas de pantalones) está escrita la fórmula =B4*C4 que multiplica el precio de los pantalones (C6) por la cantidad (D6).

Cuando se copia una fórmula a otras celdas Excel la actualiza con su posición relativa, si no le hemos indicado otra cosa. Veamos cómo sería la formula copiada de la celda D4 a las celdas D5, D6, D7 y D8:

Observemos que al copiar la fórmula original de la celda D4 (=B4*C4) a la celda D7, por ejemplo, las direcciones de las celdas se actualizaron automáticamente, quedando la fórmula =B7*C7. Para este caso, necesitábamos que las celdas cambiaran de esa forma al copiarlas en las celdas siguientes. Es decir, que se aplicaran referencias relativas.

Sin embargo, habrá ocasiones en que no está bien que las referencias cambien cuando se copian las fórmulas a otras celdas distintas; entonces lo que necesitamos son celdas con referencias absolutas o mixtas.

Referencia Absoluta en Excel

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.

Para que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $ tanto a la columna como a la fila de la referencia. Por ejemplo: $E$6.

Retomemos el ejemplo anterior para ver cómo funciona. Tenemos las ventas en dólares pero necesitamos convertirlas a pesos colombianos a la tasa de cambio que únicamente se especifica en la celda B1. Esta celda será la referencia absoluta para la fórmula y entonces escribiremos un signo pesos ($) antes de la letra y antes del número, así: $B$1. Observemos en la columna E “Ventas Pesos COP”de la siguiente ilustración que al copiar la fórmula de la celda E4 a las celdas E5, E6, E7 y E8 permanece fija la celda B1.

Observemos que al copiar la fórmula original de la celda D4 (=B4*C4) a la celda D7, por ejemplo, las direcciones de las celdas se actualizaron automáticamente, quedando la fórmula =B7*C7. Para este caso, necesitábamos que las celdas cambiaran de esa forma al copiarlas en las celdas siguientes. Es decir, que se aplicaran referencias relativas.

Sin embargo, habrá ocasiones en que no está bien que las referencias cambien cuando se copian las fórmulas a otras celdas distintas; entonces lo que necesitamos son celdas con referencias absolutas o mixtas.

Referencia Absoluta en Excel

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.

Para que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $ tanto a la columna como a la fila de la referencia. Por ejemplo: $E$6.

Retomemos el ejemplo anterior para ver cómo funciona. Tenemos las ventas en dólares pero necesitamos convertirlas a pesos colombianos a la tasa de cambio que únicamente se especifica en la celda B1. Esta celda será la referencia absoluta para la fórmula y entonces escribiremos un signo pesos ($) antes de la letra y antes del número, así: $B$1. Observemos en la columna E “Ventas Pesos COP”de la siguiente ilustración que al copiar la fórmula de la celda E4 a las celdas E5, E6, E7 y E8 permanece fija la celda B1.

Referencia Mixta en Excel

La referencia mixta a una celda combina una referencia absoluta y una relativa, bien sea que se fije solamente la columna ($C1) o solamente se fije la fila (C$1). Veamos la aplicación en el ejemplo a continuación:

El proveedor de tela, hilos y cremalleras nos da un plazo para pagar a 60 días a un precio de lista y nos ofrece descuentos si pagamos antes: 10% si pagamos de contado, 8% si pagamos en 15 días, 5% si el pago es en 30 días y 2% si pagamos en 45 días. Necesitamos calcular en cuánto quedan los precios de cada insumo después de los descuentos.

Así, para cada insumo aplicamos la fórmula: Precio de lista (-) Precio de lista por el descuento respectivo. Digitemos entonces en Excel las fórmulas iniciales que nos servirán de base para establecer las referencias de las celdas (ver resaltado naranja en la siguiente ilustración):

Para copiar las fórmulas y calcular los otros precios, observemos que:

– Los precios de lista están en la columna B, luego para copiar la fórmula debemos mantener fija esa columna ($B).

– Los insumos están dispuestos en varias filas (6, 7 y 8), luego le indicamos a Excel que al copiar hacia abajo la referencia de la fila sea relativa.

– Los porcentajes de descuento están en una sola fila (5) luego debemos decirle a Excel que mantenga fija esa fila ($5).

– Los descuentos están dispuestos en varias columnas (C, D, E, F y G), luego le indicamos a Excel que cuando copiemos hacia la derecha la referencia de la columna sea relativa.

Por lo tanto, al ubicarnos por ejemplo en la celda D6, que corresponde a la Tela con precio de 10USD y descuento del 8%, la fórmula es la siguiente:

=$B6-$B6*$D5

Finalmente, procedemos a copiarla en las otras celdas hacia abajo y hacia la derecha y nos queda nuestra tabla formulada con referencias mixtas, como se ilustra a continuación.

Cómo activar las referencias en Excel

La aplicación de las referencias nos sirve tanto para introducir rápidamente fórmulas como para que sean actualizadas automáticamente al cambiar los valores de las referencias absolutas (en el ejemplo anterior precios de lista y los porcentajes de descuento), sin tener que escribir las fórmulas en cada una de las celdas.

Recordemos que el signo $ indica a Excel que las referencias son absolutas. Bien podemos escribirlo antes de la columna y/o fila respectiva, pero es más rápido si utilizamos la tecla de función F4.

Una manera muy sencilla de crear una referencia absoluta es editar la fórmula (en la Barra de Fórmulas) posicionando el cursor sobre la referencia relativa que deseamos convertir en referencia absoluta. Posteriormente debemos presionar la tecla F4 de una a cuatro a veces para obtener los siguientes resultados:

Referencia Absoluta
.

Referencia Mixta con la fila fija

Referencia Mixta con la columna fija

Referencia Relativa

Resumiendo, para cambiar en una fórmula el tipo de referencia de celda aplicamos el siguiente procedimiento:

1. Seleccionamos la celda que contenga la fórmula.

2. En la Barra de Fórmulas, seleccionamos la referencia que deseamos cambiar.

3. Presionamos la tecla F4 para cambiar entre los tipos de referencia.

Conclusión

Hemos visto qué son y cómo se usan los diferentes tipos de referencias en Excel. Con esta base, podemos concluir que la diferencia entre una referencia relativa y una absoluta es que al copiar la fórmula a otra celda la referencia relativa cambia mientras que la referencia absoluta permanece fija. A su vez, existe la posibilidad de dejar una referencia parte fija y parte relativa dando lugar al tipo de referencia mixta. Para todos los casos se usa el símbolo pesos ($) para fijar una fila y/o columna.

Finalmente, el siguiente cuadro sintetiza el tipo de referencia, la nomenclatura y su significado:

Descripción

Al copiar la fórmula cambia tanto la columna como la fila

Al copiar la fórmula permanecen fijas tanto la columna como la fila

Al copiar la fórmula permanece fija la columna y relativa la fila

Al copiar la fórmula permanece fija la fila y relativa la columna.